Każdego tygodnia nawet najlepiej zorganizowane zespoły napotykają przeszkody, które utrudniają im efektywne działanie w obrębie organizacji. Najczęściej spotyka się takie problemy, jak: nieproduktywne spotkania, nadmiar e-maili i brak świadomości nad czym pracują inni współpracownicy. Właśnie te elementy mogą uniemożliwić zespołowi wykreślanie kolejnych elementów z listy zadań do zrobienia, wprowadzają bałagan w działaniach zespołu oraz uniemożliwiają ich skuteczne wykonywanie, a także wprowadzają niejasności w komunikacji.

4 niezbędne narzędzia, które pomogą menedżerowi stworzyć efektywny i wydajny zespół

To w efekcie doprowadzi do ogromnej dezorganizacji oraz zniechęcenia i stwarza spore wyzwanie w budowaniu efektywnego zespołu. Dlatego do roli lidera należy, aby nie tylko zarządzać świadomie zespołem, bazując na wsparciu, komunikacji i odpowiednich narzędziach, ale też reagować na pojawiające się w grupie kryzysy. Przedstawiamy narzędzia, które dla menedżerów i liderów są skutecznym sposobem na stworzenie efektywnego środowiska pracy i wspieranie zdrowej współpracy zespołowej, aby poprawić ogólną wydajność zespołu i zbudować efektywny zespół pracowników.

Nieważne, czy jesteś menedżerem czy liderem dużego, czy małego zespołu. Pomyśl o swoim najbardziej inspirującym zespole — takim, do którego pragną dołączyć ludzie, który osiąga cele, organizuje pełne zapału spotkania i konsekwentnie przekracza oczekiwania. Co sprawia, że tak się dzieje, a ludzie są naprawdę mocno zaangażowani i efektywni? Odpowiednia strategia zarządzania, która pozwoli osiągać cele organizacji, a zarazem spełniać potrzeby pracowników. Badanie setek zespołów ujawniło cztery czynniki, które znacząco wyróżniają grupy osiągające wysokie wyniki, tworzące efektywne i wydajne zespoły pracowników. Zespoły, które wypadają średnio we wszystkich czterech, mają 83% szans na wysoką ocenę skuteczności, a zespoły z górnego kwartyla mają 96% szans.

Oto wspomniane cztery czynniki:

1. Zadbaj o komfort psychiczny pracowników zespołu
Zespoły osiągające wysokie wyniki potrzebują do tego bezpiecznej przestrzeni. Tworzą je osoby, które są pewne, że zespół wspiera się wzajemnie i działa w oparciu o zdrowe relacje i zasady współpracy. W których nie ma miejsca na niezdrowe zagrania, plotki, czy podcinanie skrzydeł, ani usilną próbę dominacji zarówno jednego z pracowników jak i lidera. Komfort psychiczny w zespole osiąga się poprzez zwracania uwagi na budowanie i utrzymywanie zaufania. Członkowie zespołu demonstrują swoje wzajemne zaangażowanie, aktywnie współpracując ze sobą, wspierając się. To też tworzenie bezpiecznej przestrzeni, by wyrażać to: kim są i docenia się ich za zaangażowanie w wyniki całego zespołu.

2. Wykorzystuj talenty swoich pracowników
Zespoły osiągające wysokie wyniki są zróżnicowane. Każdy członek zespołu wnosi do zespołu inne doświadczenie, zarówno osobiste, jak i zawodowe. I wszyscy potrafią wzajemnie i aktywnie angażować swoje różnorodne perspektywy i talenty, aby poszerzać możliwości zespołu, testując nowe pomysły i dostrzegać więcej aspektów i konsekwencji swojej pracy. Niekiedy doprowadzając do pojawiania się burzliwych dyskusji, które również w organizacji są potrzebne. Unikając jednak konfliktu między pracownikami, które sprawiają, że zaangażowanie w zespole widocznie spada, a w najgorszym wypadku może doprowadzić do utraty cennych zasobów pracowniczych.

3. Myśl na wielką skalę
Zespoły osiągające wysokie wyniki skupiają się na całościowym obrazie. Pytają: „Co jest dobre dla przedsiębiorstwa?” Koncentrują się na tworzeniu wartości biznesowej, a nie tylko osiąganiu celów funkcjonalnych. Przyjmując strategiczną perspektywę przedsiębiorstwa, unikają podejmowania decyzji „albo/ albo”, które wiążą się z fałszywymi kompromisami między interesami funkcjonalnymi lub jednostkowymi. Zamiast tego szukają rozwiązań „zarówno/i”, które uwzględniają napięcia w konkurencyjnych środkach lub priorytetach.

4. Pracujcie razem
Zespoły o wysokiej wydajności współpracują. Są wykwalifikowani w budowaniu planów wspólnego działania, delegowania zadań i rozliczaniu się nawzajem. Angażują innych, na których decyzje będą miały wpływ, a jednocześnie szybko je wykonują. Aktywnie angażują też osoby spoza zespołu, które mają wartościowe perspektywy lub mogą ponieść jakość działań zespołu.

W jaki sposób jeszcze menedżer może poprawić efektywność zespołu?

Zastanawiasz się, od czego zacząć wprowadzanie tych zasad, szczególnie, jeśli w grupie pojawia się konflikt? Pamiętaj, że Twój zespół zawsze ma na Ciebie oko i to od menedżera będzie wymagał wskazówek i świadomego działania, również w razie kryzysu. Oto trzy rozwiązania, od których można zacząć.

1. Wypróbuj metodę “i/i”

Konstruktywny konflikt powstaje, gdy zespoły wspólnie myślą strategicznie. Wprowadź do dyskusji różne osoby. Nalegaj, aby zespół rozważył zalety i wady różnych opcji oraz czy lepszym wynikiem może być kombinacja, a nie jedna opcja.

Co to oznacza? To, że “zarówno/i” oznacza, że wybór między dwiema opcjami oznacza często „tak”, a nie jedną lub drugą opcję. Odwołuje się to do różnych perspektyw pracowników i podwaja ideę „wyzwolenia geniuszu”. Mówiąc „tak” integracji większej liczby opcji, członkowie Twojego zespołu będą postrzegać siebie, jako w pełni zaangażowanych i zachęconych do pełnego zaangażowania się w zadania grupy.

Pamiętaj, że skuteczne tworzenie zespołów niekoniecznie wymaga pozostawania przy swoim, warto zmieniać swój paradygmat, aby poszerzyć swoją perspektywę. To pozwoli zrozumieć, to, co dzieje się w zespole.

2. Doceniaj i komunikuj

Nieustanne skupienie się na przedsiębiorczości pozwala Twojemu zespołowi rozwiązywać problemy w szerszym kontekście, a nie tylko interesy jednostki czy organizacji. Dlatego zaangażuj pracowników wyższego i niższego szczebla na swoich spotkaniach, aby pomóc swojemu zespołowi zastanowić się, jak dodać więcej wartości do procesów, które mają wpływ na inne grupy. Doceniaj też ich zaangażowanie i komunikuj, które działania przynoszą dobre rezultaty, a nad którymi warto pracować.

Komunikacja ma tu ogromne znaczenie. Szczególnie, że klarowność często pozwala uniknąć niezamierzonych konfliktów i nieporozumień wśród pracowników. Po prostu omawiając na bieżąco dane przeszkody. Mogą również istnieć możliwości wcześniejszego zaangażowania grup niższego szczebla i poprawy ogólnych wyników przedsiębiorstwa.

3. Zadawaj pytania i uważnie słuchaj

Ciekawość może być Twoją supermocą, jeśli tylko odpowiednio z niej skorzystasz. Dobrzy liderzy zadają pytania i starają się raczej zrozumieć niż mówić. To, że kierują zespołem, nie oznacza, że mają nad nim dominować. Rozmowania, poznawanie potrzeb i talentów pracowników z pewnością działa na korzyść każdego menedżera.

Zadawanie pytań o poszczególne etapy pracy, pomysły również pozytywnie wpłynie na zaangażowanie indywidualne poszczególnych pracowników. I pozwoli rozwiązywać pojawiające się problemy. Również to, jak mogą usprawniać swoją pracę, jak i innych działów organizacji. Dlatego zachęcaj członków swojego zespołu, aby byli ciekawi i świadomi wpływu tego, co robią, na inne części organizacji.

Otwarty i grający fair menedżer lub lider to gwarancja sukcesu zespołu

W obecnych czasach liderzy muszą mieć świadomość, że pracownicy zawsze ich obserwują. I to od nich zależy, jakie będą mieli podejście nie tylko do osoby lidera, ale i swojej pracy. Pewny siebie, otwarty na zdanie i pomysły innych menedżer, dbający o swoich pracowników i dobrą organizację, doprowadzi do sukcesywnej współpracy. Grający fair sprawi, że nie tylko zyska szacunek podwładnych, ale i ich zaangażowanie w pracę. Dlatego pamiętaj, aby stawiać na zdrową komunikację w zespole, otwartość i nieustanną naukę. Miej też świadomość, jakie sygnały werbalne i niewerbalne wysyłasz pracownikom. Dbając o ich komfort i dobrą atmosferę, dbasz tak naprawdę o Wasz wspólny interes w firmie.

Źródła: Fast Company, Inc, Bankier,