W czasach, w których przyszło nam żyć oraz pracować, każdy z nas zadaje sobie wiele pytań, na które w tym momencie na próżno szukać odpowiedzi. Wśród tych pytań, pojawią się również wątpliwości związane z pracą zdalną, korespondencją mailową przesyłaną pomiędzy pracownikami czy przedsiębiorcami czy też rozwiązaniami mającymi na celu uchronić pracowników przed zachorowaniem. Pytania te dotyczą zazwyczaj rezygnacji z zabezpieczania hasłem dokumentów zawierających dane osobowe, ograniczeń zabezpieczeń technicznych oraz kadrowo-organizacyjnych w obliczu epidemii.
Warto pamiętać, że pandemia oraz praca zdalna nie pozwalają na rezygnację z zapewnienia odpowiedniego poziomu zabezpieczenia danych oraz szyfrowania dokumentów. Stanowi o tym przede wszystkim ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych umożliwiająca pracodawcy zlecenie wykonywania, przez czas oznaczony, obowiązków wynikających z umowy zawartej z pracownikiem, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Dlatego, jeśli już zdecydujemy, że osoby przez nas zatrudnione mogą pracować z domu, warto wprowadzić odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne dotyczące pracy zdalnej. Należy zastosować i zagwarantować jednocześnie:
- szyfrowane połączenie (VPN/SSL),
- szyfrowanie nośników urządzeń mobilnych,
- szyfrowanie pamięci wewnętrznej, w tym kart pamięci,
- skonfigurowanie ekranów blokady urządzeń mobilnych (pin/hasło/symbol graficzny/inne),
- do korespondencji służbowej używanie wyłącznie służbowych kont mailowych,
- przestrzeganie zasad oraz procedur wewnątrzorganizacyjnych stanowiących o bezpieczeństwie IT oraz ochronie danych osobowych
Nadzwyczajna sytuacja nie uprawnia również pracodawców do podejmowania całkowicie dowolnych działań dotyczących zdrowia swoich pracowników.
Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych przepisy o ochronie danych osobowych nie mogą być przeszkodą w realizacji działań w związku z walką z koronawirusem. Niemniej jednak UODO w swoim stanowisku, odwołuje się do przepisów specustawy o zapobieganiu, przeciwdziałaniu i zwalczaniu COVID-19, która daje pracodawcom narzędzia do podejmowania działań wynikających z zaleceń Głównego Inspektora Sanitarnego i Prezesa Rady Ministrów. UODO wskazuje, że Główny Inspektor Sanitarny lub działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny może wydawać pracodawcom m.in. decyzje nakładające obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych. UODO nie odnosi się jednak do dopuszczalności podejmowania przez pracodawców działań z własnej inicjatywy. Z pomocą nie przychodzą także krajowe przepisy, ponieważ specustawa milczy w tym zakresie.
Państwowa Inspekcja Pracy jest zdania, że pracodawca nie jest uprawniony do samodzielniej oceny stanu zdrowia pracownika. Pracodawca nie ma również podstaw prawnych do zbierania informacji dotyczących miejsca wypoczynku swojego pracownika, a pracownik nie jest zobowiązany do ujawniania miejsca spędzania urlopu wypoczynkowego.
Jak to działa w praktyce?
Jeśli pracodawca zdecyduje się podjąć określone działania zabezpieczające jego pracowników przed COVID-19, istotne jest, aby działania te były zaprojektowane w sposób, który zminimalizuje ryzyko narażenia się na zarzut naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych i naruszenia dóbr osobistych pracowników, np. prawa do prywatności co do tego, gdzie urlop czy nawet weekend.
Pracodawca powinien przede wszystkim kierować się zasadą minimalizacji, tzn. zbierać jedynie takie dane, które są niezbędne do osiągnięcia danego celu (np. zamiast dopytywać, w jakim kraju przebywał pracownik, spytać go o to, czy przebywał w kraju podwyższonego ryzyka). Deklaracje zbierane od pracowników powinny zostać odpowiednio zabezpieczone, tak by uchronić je przed nieuprawnionym dostępem.
W przypadku podejmowania bardziej inwazyjnych działań, takich jak badanie temperatury pracowników, istotne jest, aby podczas wykonywania badań została zachowana prywatność pracownika, tak by osoby trzecie nie mogły uzyskać dostępu do wyników badań.