Pracodawca najczęściej poszukując pracownika, wymaga, aby był on efektywny. Powinien umieć wykonywać wiele zadań jednocześnie, a prowadząc projekty, nie lękać się presji czasu i stresu. Wszystkie niezbędne cechy zawierane są w ogłoszeniach rekrutacyjnych. W większości z nich, pośród wymagać figuruje multitasking. Czym jest tajemnicze zjawisko, jak się w nim odnaleźć i jaki ma wpływ na efektywność pracownika? Podpowiadamy poniżej.

Multitasking (wielozadaniowość) – definicja

Multitasking to umiejętność wykonywania wielu zadań w tym samym czasie i skupienia swojej uwagi na rozmaitych aktywnościach. Zjawisko jest aktualnie obecne niemalże w każdej firmie. Wiele osób widząc task za taskiem na długiej liście rzeczy do zrobienia, a do tego przepełnioną skrzynkę mailową wie, że aby zdążyć z pracą na określony deadline musi ją przyspieszyć i umieć dzielić swoją uwagę pomiędzy wykonywane obowiązki. Właśnie dlatego pracownicy nauczyli się robić wiele czynności jednocześnie. Odpisują przykładowo na maile podczas spotkań, przełączają się pomiędzy projektami albo dzielą obiad z rozmawianiem przez telefon z klientem. Całe działanie pomaga lepiej planować i oddawać się swoim obowiązkom oraz szybciej skreślić rzeczy z listy „do zrobienia”. Wielozadaniowość w pracy pomaga ciągłemu podnoszeniu produktywności i jakości wykonania zadań przy ograniczonych zasobach.

Poszukujesz pracy w której wykorzystasz swoje umiejętności? W HR Project pomagamy znaleźć pracę w oparciu o Twoje potrzeby

Skontaktuj się z nami

Pierwszy, jako wielozadaniowy opisany został komputer w 1965 roku, jak się później okazało błędnie. Maszyny nie mają umiejętności wykonywania kilku czynności naraz, a procesy uruchamiane są jeden po drugim, przy czym płynność przełączania zależy od rdzenia procesora. U ludzi jest nieco podobnie. Mamy wrażenie, że wykorzystując podzielność uwagi jesteśmy w stanie robić wiele rzeczy jednocześnie, jednak w rzeczywistości polega to na przeskakiwaniu pomiędzy zadaniami. Jedna rzecz odciąga bowiem naszą uwagę od drugiej.

Przykłady:

• udział w konferencji i jednoczesne odpisywanie na maile służbowe;
• prywatna rozmowa przez telefon połączona z wprowadzaniem danych do systemu;
• analiza umowy z klientem i jednoczesne odbieranie telefonów;
• gotowanie i równoczesne zabawianie dziecka.

Wielozadaniowość – wady i zalety

Główną zaletą wykonywania zadań jednocześnie jest ułatwianie funkcjonowania i zwiększenie produktywności. Pozwala to również na oszczędność czasu oraz zwiększenie wydajności. Nieco gorzej prezentuje się, jeśli mowa o dokładności i koncentracji. Nierzadko, kiedy decydujemy się wykonywać jednocześnie wiele zadań pod presją czasu lub zmęczenia, finalnie wpadamy w pułapkę i pracujemy wolniej oraz często się rozpraszamy. Przeciwnicy wielozadaniowości powołują się również na fakt,  że człowiek nie jest maszyną i z natury rzeczy nie jest stworzony do multitaskingu.

Multitasking a efektywność

Niestety, wykonywanie kilku zadań równocześnie, pozornie poprawiające kondycję mózgu i sprawiające, że pracownik jest bardziej produktywny, na dłuższą metę nie jest dobrym pomysłem. Zwykle długofalowo jest obarczone skutkami ubocznymi, takimi jak:

• Błędy – z czasem poprzez nadmiar wykonywanych zadań, zaczniesz zauważać, że coraz więcej rzeczy umknęło Twojej uwadze. Może to sprawić, że zaczniesz być postrzegany jako chaotyczny pracownik, niekontrolujący swoich obowiązków, a co gorsza finalnie może dojść do sytuacji, kiedy popełnisz poważny błąd, który np. narazi firmę na straty.
• Niższa efektywność – przenosząc uwagę z zadania na zadanie, nadal często zostajemy skupieni na poprzedniej pracy, a zaangażowanie się w nową również wymaga chwili czasu. Badania wykazują, że jeśli przerywamy swoje obowiązki, w celu zaczęcia nowych możemy osiągnąć znacznie gorsze wyniki.
• Dekoncentracja – robiąc wiele rzeczy naraz, zazwyczaj kończy się to tym, że któraś z nich finalnie ucierpi. Skupiając się również na konkretnym zadaniu możemy niezauważyć wielu istotnych detali wokół nas, co może skutkować mniejszą wydajnością.
• Zmęczenie i stres – pośpiech i przeskakiwanie pomiędzy zadaniami może wywołać presję i nadmierny stres, co finalnie może odbić się na naszym zdrowiu. Nie bagatelizuj przemęczenia i spróbuj ograniczyć multitasking, tam gdzie jest to możliwe.

Co zamiast multitaskingu?

Jeśli czujesz, że wielozadaniowość i rozpraszacze nie są dla Ciebie lub przemęczenie daje Ci w kość i chcesz być zdrowszy poznaj nasze alternatywy multitaskingu:

• Wszelkie zadania wykonywać pojedynczo – czy to w życiu prywatnym czy pracy zacznij ćwiczyć nieodrywanie się od tego, nad czym działasz. Oddanie się całkowicie jednej rzeczy może pomóc w dokładniejszym i bardziej skrupulatnym wykonywaniu pracy.
• Technika Pomodoro – skup się na jednym zadaniu przez około 20 minut, po czym zrób 5 minut przerwy. W czasie pracy nad konkretnym zadaniem nie daj się od niego oderwać, a po 4 rundach zrób jedną, dłuższą przerwę.
• Mindfulness – jest to tak zwany trening uważności, który polega na nauce doświadczania tego, co tu i teraz. Te ćwiczenia umysłu, przeznaczone głównie dla osób, które nie radzą sobie ze stresem i negatywnymi emocjami.
• Delegowanie zadań – jeśli masz za dużo zadań, oddaj część swoich obowiązków innym osobom. Stawianie granic w pracy to podstawa zdrowego umysłu.

Jak dodatkowo ustrzec się od „pułapki” multitaskingu?

• wyłącz telefon podczas wykonywania konkretnej pracy
• nie sprawdzaj skrzynki mailowej i komunikatorów internetowych podczas skupienia się na danym zadaniu
• spożywaj posiłku w innym miejscu niż stanowisko pracy.

Multitasking nie jest jednak oczywiście złą techniką. Zwłaszcza jeśli Twoje zadania polegają na czynnościach zautomatyzowanych, odruchowych lub niewymagających zasobów intelektualnych może okazać się całkiem przydatny. Warto jednak od czasu do czasu poświęcić się każdej z czynności osobno i doświadczyć jej w pełni.

Poszukujesz pracy w której wykorzystasz swoje umiejętności? W HR Project pomagamy znaleźć pracę w oparciu o Twoje potrzeby

Skontaktuj się z nami