To dziś. Pierwszy dzień z reszty naszego życia i przy okazji – pierwszy dzień w kolejnej wymarzonej pracy. Zrobiłem badania lekarskie, poczytałem o Firmie w sieci i … w zasadzie to wszystko. Sympatyczna dziewczyna z HR upewniła się tylko czy na pewno przyjdę. Więc wbijam się w najlepszy garnitur i … oto jestem u drzwi zakładu.
Pierwsze wejście: Dzień dobry Jan Nowak, zaczynam dziś u Państwa pracę.
Pani z portierni robi duże oczy: Eeeeee, hmmmmmm, zadzwonię do kadr, proszę poczekać…
Następnie już lepiej (wiadomo – twardy HR). Panie w Kadrach fachowo załatwiają formalności, podpisujemy umowy, milion dokumentów, zgód, zezwoleń. W końcu oficjalnie jestem Managerem i mam na to podpisane dokumenty :).
Pan z BHP standardowo wprowadza w zagadnienia, trochę też mówi o Firmie. Inna sympatyczna dziewczyna z HRu prowadzi do biurka, IT przekazuje sprzęt, facet od RODO robi szkolenie i znów milion dokumentów do podpisu. Trochę zza szyby widać jak są ubrani i jak zachowują się pozostali pracownicy (nikt nie nosi garnituru !!!). Tak minął pierwszy dzień.
Drugiego dnia już wiemy gdzie mamy biuro, dostajemy od HR-u gruby komplet wewnętrznych procedur i poznajemy swój Zespół – nareszcie jest z kim pogadać i zdobyć informacje o Firmie, zadaniach działu, formalnych i nieformalnych zasadach. Wzywa nas też PREZES – kurtuazyjna rozmowa, cieszymy się, że jest Pan z nami, powodzenia itp.
Przez następne kilka tygodni poznajemy organizację, swój zespół, pozostałych managerów, rozwiązujemy bieżące problemy i staramy się uzasadnić swoją przydatność. Stopniowo coraz lepiej też rozumiemy Firmę.
Po trzech miesiącach…
Dostajemy informacje z Kadr, że czeka na nas kolejna umowa – Zarząd proponuje nam kontrakt na najbliższe dwa lata – szczegóły do wglądu w umowie…
Onboarding dobre praktyki – a przecież wszystko może wyglądać tak:
Kilka dni przed dniem „0” nasz kontakt w HR (najczęściej osoba która nas rekrutowała) dzwoni do nas, przesyła podstawowe informacje o Firmie, podpowiada jaki jest dres code i upewnia się, że będziemy o konkretnej godzinie w Firmie.
Rano czaka na nas na recepcji i prowadzi do kadr, organizuje szkolenia BHP, RODO itp, dba o właściwe wyposażenie stanowiska pracy, przedstawia nas zespołowi, pozostałym managerom i pokazuje rozkład pomieszczeń. Zwraca również uwagę na nieformalne zachowania, strukturę, relacje itp. Organizuje spotkania z pozostałymi managerami.
Mamy w organizacji kogoś znajomego – kto zadba o nasze wdrożenie i upewnia się że podczas onboardingu poznaliśmy:
- Strategię i cel istnienia organizacji i naszego stanowiska (po co jesteśmy w Firmie).
- Strukturę i firmowe procedury (także nieformalne).
- Zakres przypisanych do stanowiska zadań, odpowiedzialności.
- Osoby z którymi będziemy i w jakim zakresie współpracować.
- Wymagania i zadania w okresie próbnym.
To ostatnie jest kluczowe – osoba zatrudniona musi wiedzieć jakie są wobec niej konkretne oczekiwania i jakie zadania będą determinowały jej dalsze zatrudnienie w organizacji.
Za onboarding pracownika odpowiada HR, mimo że nie wykonuje wszystkiego sam, tak więc drogi pracowniku HR zadbaj o:
- Przygotowanie stanowiska pracy.
- Poinformowanie pracowników o nowej osobie.
- Wejście do Firmy i sprawne załatwienie wszystkich formalności.
- Buddego – pracownika odpowiedzialnego merytorycznie za wdrożenie nowego.
- Wyznaczenie zadań do końca okresu próbnego.
A po okresie próbnym poproś o listę zdziwień – czyli co zaskoczyło nowego pracownika, co by ulepszył, co by zmienił lub wprowadził w organizacji.
I przede wszystkim – bądź do dyspozycji przez cały okres wdrożenia.
I w ten oto sposób Jan Nowak – po atrakcyjnym i czytelnym programie onboardingowym, który znacząco zwiększył komfort jego wdrożenia – szybciej staje się samodzielnym i produktywnym pracownikiem.