Obecnie żyjemy w czasach, w których wszelkie sprawy i problemy rozwiązuje się podczas ciągnących się w nieskończoność spotkań. Brak odpowiedniej taktyki, nieumiejętność prowadzenia takich spotkań, nadmierna i często niepotrzebna ilość osób obecnych w sali to główne czynniki, które wpływają na brak efektywności i powodują niejednokrotnie utkwienie w martwym punkcie. Czy Wy też czasem macie odczucie, że niektóre spotkania są Wam kompletnie niepotrzebne, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym?
Całkiem niedawno przeprowadzone sondaże Forbesa dobrze obrazują przedstawiony problem. Aż 67% przepytanych uczestników stwierdziło, że przeciągające się spotkania, w których musieli uczestniczyć, spowodowały jedynie znaczny spadek koncentracji i poczucie zmęczenia. Problem ten w dużym stopniu pogłębiła także w ostatnim czasie pandemia, która ograniczyła nas na wielu polach życia, także zawodowego. Nie mieliśmy możliwości pracy w biurach, a nasze codzienne obowiązki przenieśliśmy do domów. Brak kontaktu z szefami czy współpracownikami i ograniczona możliwość uzgadniania codziennych działań i konsultacji między sobą naturalnie wygenerowały potrzebę zwiększenia ilości wideokonferencji, wirtualnych spotkań na Zoomie i rozmów online. Widywaliśmy się na ekranach naszych monitorów co najmniej kilka razy w tygodniu, a częsty brak ściśle zaplanowanego harmonogramu powodował przedłużanie się tych zebrań w nieskończoność. Skutek? Mniej czasu na wykonanie codziennych obowiązków, chaos, poczucie braku produktywności oraz zmęczenie.
Właśnie… co powoduje, że spotkania online aż tak nas męczą? Badanie Stanford wykazało, że źródło wyczerpania energii tkwi w nadmiernej ilości bliskiego kontaktu wzrokowego. Wysokie obciążenie poznawcze podczas rozmów wideo jest dla naszego mózgu bardzo męczące. Efekt? Obniżenie koncentracji, produktywności oraz… motywacji. Chyba każdy z nas, po zakończeniu długiej i wyczerpującej wideokonferencji, stracił motywację do dalszej pracy. Pracownicy godzinami siedzą przez ekranem komputerów, a przy tym nikt nie zajmuje się swoimi obowiązkami. Jak się okazuje, rozwiązanie tego problemu wcale nie jest skomplikowane.
Jak ograniczyć spotkania?
Jak przestać tracić czas na niekończące się i bezowocne spotkania?… Zrezygnować z nich! Anulować większość cotygodniowych zebrań i wideokonferencji. Wydaje Ci się, że to rozwiązanie trudne do zastosowania? Obawiasz się, że umknie Ci wiele informacji i przestaniesz być na bieżąco z firmowymi wydarzeniami? Bez obaw.
Kenzo Fong, który miał okazję pracować dla kilku gigantów, takich jak Google czy Uber, na podstawie własnych doświadczeń stworzył aplikację Rock, która miała rozwiązać problem straty czasu podczas licznych wideorozmów. Było ich szczególnie dużo, głównie ze względu na strukturę firm, dla których pracował. Ze względu na swój międzynarodowy charakter, zrzeszały one pracowników z różnych części świata, różnych krajów oraz kilku odmiennych stref czasowych. Codzienne spotkania online często zahaczały o życie prywatne i przeciągały się do późnych pór nocnych; w końcu zespoły dzieliły strefy czasowe, co wymagało dodatkowej koordynacji i poświęcenia z ich strony. Spotkania te często bezsensownie przedłużały się, a prowadzący za wszelką cenę próbowali do końca wypełniać czas przeznaczony na zebranie. Niezależnie od tego, czy spotkanie miało trwać 30, 60 czy 90 minut, najczęściej bywało przeciągane do samego końca tego czasu, nawet, jeśli wszystko udało się omówić przed jego upływem. Ponadto Fong odkrył, że podczas wideorozmów często powtarzane były kwestie, które wszyscy już znali i o nich wiedzieli, co było oczywistą stratą czasu.
Praca asynchroniczna jako gwarancja efektywności
Podstawą pracy asynchronicznej jest przede wszystkim elastyczność. Polega to na działaniu poszczególnych pracowników według własnego harmonogramu, bez potrzeby oczekiwania na odpowiedź czy materiały od innych współpracowników. Firmy, które wdrożyły pracę asynchroniczną, nie oczekują od zatrudnionych, że będą online bez przerwy, tylko powierzając im dane zadanie, pozwalają wykonać je w dogodnym momencie np. w ciągu 24 godzin. Taka elastyczność pozwala na zachowanie work-life balance oraz bycie bardziej obecnym w życiu rzeczywistym, prywatnym, dzięki odpowiedniemu ustaleniu priorytetów. Pracownicy odczuwają większą swobodę i są bardziej produktywni, ponieważ w czasie, który w normalnym systemie poświęciliby na oczekiwanie na odpowiedź od innych, mogą wykonywać inne zadanie. Praca nad projektami w przypadku systemu asynchronicznego jest szybka, przeważnie pozbawiona komplikacji i swobodna.
Według Kenzo Fonga praca asynchroniczna może być wykonywana przez różne osoby, w wolnym czasie lub w chwili, kiedy są one dostępne. Pracownicy ustalają poszczególne zadania, terminy i deadliny dla innych bez oczekiwania natychmiastowej reakcji z ich strony. Fong zapewnia także, że taki model pracy pozwala ograniczyć nieefektywne wideokonferencje do minimum i zastąpić je asynchronicznymi aktualizacjami i zadaniami.
Aplikacja stworzona przez Kenzo Fonga nosi nazwę Rock i promuje pracę asynchroniczną. Jest to wielozadaniowy program do przesyłania wiadomości. Misja aplikacji to umożliwienie pracy z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Pozwala to zwiększyć produktywność i kontrolę nad dniem pracy, wyeliminować pożeracze czasu i skupić się na priorytetach.
Jak pracować asynchronicznie?
Doświadczenie w pracy w zespole, którego członkowie działają z różnych miejsc na ziemi i w różnym czasie, nauczyło Fonga, jak pracować asynchronicznie, czyli skutecznie i maksymalnie efektywnie. Jak wdrożyć elementy tego systemu pracy do codzienności w naszej firmie i nie marnować czasu na nic nie wnoszące, a pochłaniające długie godziny spotkania?
- Ogromną stratą czasu są spotkania typu „check-in” mające na celu głównie aktualizację statusu projektu. Nie ma potrzeby organizowania co tydzień kilkudziesięciominutowych spotkań kontrolnych; można potwierdzić status zadań i projektów poprzez proste aktualizacje np. w aplikacji lub odpowiednim programie.
- Jeśli już musimy organizować cotygodniowe spotkania kontrolne, starajmy się stopniowo ograniczać ich długość. Na początku może wydać nam się to trudne, jednak po niedługim czasie sami będziemy zdziwieni, jak wiele niepotrzebnych i zbędnych informacji możemy wyeliminować z tego typu spotkań, czyniąc je znacznie krótszymi i efektywniejszymi. Dotychczas spotkania trwały godzinę? Skróć je do 30 minut, następnie do 15, aż dojdziesz do momentu, gdy 5-10 minutowa aktualizacja będzie w pełni wystarczająca.
- Przyjrzyj się temu, co jest omawiane na spotkaniach w firmie. Zastanów się, jak możesz to przekazać bez konieczności organizowania czasochłonnego spotkania. Rozwiązania? Aktualizacje wideo lub audio, z którymi można zapoznać się w wolnym momencie.
- Na początku każdego tygodnia liderzy zespołów powinni opracowywać tematy lub zadania, którymi pracownicy mają się zająć. Wszelkie problemy lub pytania można omówić asynchronicznie, bez konieczności organizowania odrywających od obowiązków spotkań.
- Oczywiście całkowita rezygnacja ze spotkań nie jest możliwa ani korzystna dla funkcjonowania firmy. Należy je jednak przeznaczyć na bardziej złożone i istotne dyskusje, grupowe burze mózgów czy spotkania w mniejszym gronie.
Warto przynajmniej spróbować wdrożyć pracę asynchroniczną i przekonać się, jak sprawdzi się w naszej firmie. Zmęczenie niekończącymi się i nieprzynoszącymi efektów spotkaniami to realny problem, który skutkuje pogorszoną koncentracją i motywacją. Zmarnowane długie godziny to dodatkowy koszt dla firmy. Warto wypracować takie metody i system działania wśród pracowników, który zmaksymalizuje ich produktywność, ale także zwiększy zadowolenie z naszego życia. Elastyczność to większa swoboda i poczucie większej kontroli nad swoimi działaniami. Jest to sytuacja win-win; zyskuje zarówno firma, jak i pracownicy.